Manual do OneFact.

Começar

O OneFact é um sistema de faturação, stock e ponto de venda para empresas em Angola, com comunicação à AGT e exportação do SAF-T AO. Tem duas partes:

• Servidor: guarda a base de dados da empresa e faz os cálculos fiscais. Instala-se num só computador.
• Cliente: a aplicação onde se trabalha (back office e POS). Instala-se em cada computador que vai usar o OneFact, incluindo o do servidor.

Uma empresa pequena pode ter tudo num só computador. Com vários postos de venda, todos se ligam ao mesmo servidor pela rede local.

O que precisa

• Windows 10 ou 11, 64 bits, em cada computador.
• Permissões de administrador para instalar.
• Internet durante a instalação e para comunicar com a AGT.
• Opcional: impressora térmica de talões, impressora A4, gaveta de dinheiro, leitor de código de barras, ecrã tátil.

Versão alpha. O OneFact está em testes: pode ter erros e mudar sem aviso. Não o use ainda para faturação real.

Getting started

OneFact is a billing, stock and point-of-sale system for companies in Angola, with AGT communication and SAF-T AO export. It has two parts:

• Server: keeps the company database and does the fiscal calculations. It is installed on one computer only.
• Client: the app you work in (back office and POS). It is installed on every computer that will use OneFact, including the server's.

A small company can have everything on one computer. With several points of sale, they all connect to the same server over the local network.

What you need

• Windows 10 or 11, 64-bit, on every computer.
• Administrator rights to install.
• Internet during installation and to communicate with AGT.
• Optional: thermal slip printer, A4 printer, cash drawer, barcode scanner, touch screen.

Alpha version. OneFact is being tested: it may contain errors and change without notice. Do not use it for real invoicing yet.

Instalar

1. Na página do OneFact, clique em Descarregar para Windows. O botão aponta sempre para a última versão alpha.
2. Abra o ficheiro OneFact-Setup-<versão>.exe. O instalador ainda não é assinado: se o Windows avisar, clique em Mais informações → Executar mesmo assim.
3. Escolha o que instalar. No computador que guarda os dados, instale o servidor e o cliente. Nos outros postos, só o cliente.
4. Na página Ligação ao servidor, indique o nome ou o endereço IP do computador servidor e a porta (por omissão, 2026). No próprio servidor, deixe localhost.
5. Conclua. O instalador instala primeiro os componentes de que o OneFact precisa; se faltar algum, pára e diz qual.

Mudar o servidor depois

O endereço do servidor fica no ficheiro config.json, ao lado do programa do cliente: {"apiUrl": "http://servidor:2026/"}. Pode editá-lo à mão e reiniciar o OneFact, ou reinstalar e escolher outro servidor (a reinstalação propõe os valores anteriores).

Nos postos ligados pela rede, o computador servidor tem de estar ligado e a firewall do Windows tem de aceitar ligações na porta escolhida.

Install

1. On the OneFact page, click Download for Windows. The button always points to the latest alpha.
2. Open OneFact-Setup-<version>.exe. The installer is not signed yet: if Windows warns you, click More info → Run anyway.
3. Choose what to install. On the computer that keeps the data, install the server and the client. On the other workstations, only the client.
4. On the Ligação ao servidor (server connection) page, enter the name or IP address of the server computer and the port (2026 by default). On the server itself, keep localhost.
5. Finish. The installer first installs the components OneFact needs; if one is missing, it stops and says which.

Changing the server later

The server address is kept in config.json, next to the client program: {"apiUrl": "http://server:2026/"}. Edit it by hand and restart OneFact, or reinstall and choose another server (a reinstall offers the previous values).

On networked workstations, the server computer must be on and Windows Firewall must accept connections on the chosen port.

Primeiro acesso

1. Abra o OneFact e entre com o seu utilizador e palavra-passe.
2. Se a conta ainda tem a palavra-passe que lhe foi dada, o OneFact pede logo uma nova, só sua.
3. Com o POS ligado, escolha Entrar em: Backoffice ou POS. A escolha fica guardada neste computador.
4. Deixe Manter sessão iniciada marcado para não ter de entrar sempre que abre a aplicação. Desmarque em computadores partilhados.

Registar a empresa

Depois de entrar no back office, quem gere a empresa vê o pedido de registo (nome legal, nome comercial, NIF, email, telefone, morada). Enquanto não regista, a barra de título mostra Não registado; o OneFact continua a funcionar e as atualizações chegam na mesma. Agora não adia o pedido.

Conhecer o ecrã

O menu lateral agrupa as áreas pela ordem do dia a dia: Dashboard, Assistente, Vendas, Compras, POS, depois o que se configura uma vez (Catálogo, Fiscal), Relatórios e Sistema. Cada pessoa só vê as páginas que o seu perfil permite. O menu da conta (canto superior) tem Alterar palavra-passe, Enviar feedback e Acerca.

First sign-in

1. Open OneFact and sign in with your user name and password.
2. If the account still has the password it was given, OneFact asks you straight away for a new one of your own.
3. With the POS on, choose Entrar em: Backoffice or POS. The choice is remembered on this computer.
4. Keep Manter sessão iniciada (stay signed in) ticked so you do not have to sign in every time. Untick it on shared computers.

Registering the company

After signing in to the back office, whoever manages the company sees the registration form (legal name, trade name, tax number, email, phone, address). Until it is registered, the title bar shows Não registado; OneFact keeps working and updates still arrive. Agora não (not now) postpones it.

Finding your way

The side menu groups the areas in everyday order: Dashboard, Assistente, Vendas (sales), Compras (purchases), POS, then what you set up once (Catálogo, Fiscal), Relatórios (reports) and Sistema (system). Each person sees only the pages their profile allows. The account menu (top corner) has change password, Enviar feedback and Acerca (about).

OneFact's screens are in Portuguese. This manual quotes button and menu names as they appear in the app.

Configurar a empresa

Faça isto uma vez, antes da primeira venda. Precisa da permissão de gerir as preferências.

Sistema → Preferências

• Empresa: dados que saem nos documentos (nome, NIF, morada, contactos, logótipo) e o regime de IVA, que é o ponto de partida dos novos produtos e das linhas de compra.
• Sistema: opções gerais e Aparência, com sete paletas de cores em tema claro e escuro.
• Ponto de venda: Usar o ponto de venda (POS) e o Tipo de negócio (veja Ponto de venda).
• Assistente: definições do assistente de faturação.

Fiscal

• Anos fiscais: abra o ano em que vai faturar.
• Séries: a numeração de cada tipo de documento, por ano fiscal. Com a faturação eletrónica, as séries são pedidas à AGT (veja AGT).
• Tipos de documento: os que usa; Tornar predefinido escolhe o que um novo documento traz.
• Taxas e Motivos de isenção: IVA e outros impostos, e os motivos legais para isentar.
• Métodos e Condições de pagamento: dinheiro, TPA, transferência…, e prazos (pronto pagamento, 30 dias…).
• Moedas e Países: câmbios e moradas.

Cada lista marca o seu valor Predefinido: um novo documento começa com o tipo, o cliente, o método e a condição de pagamento predefinidos; um novo produto com o tipo e a unidade predefinidos.

Set up the company

Do this once, before the first sale. You need the permission to manage preferences.

Sistema → Preferências (preferences)

• Empresa (company): what appears on documents (name, tax number, address, contacts, logo) and the VAT regime, the starting point for new products and purchase lines.
• Sistema: general options and Aparência (appearance), with seven colour palettes in light and dark theme.
• Ponto de venda: Usar o ponto de venda (POS) and Tipo de negócio (business type; see Point of sale).
• Assistente: the billing assistant's settings.

Fiscal

• Anos fiscais (fiscal years): open the year you will bill in.
• Séries: the numbering of each document type, per fiscal year. With e-invoicing, series are requested from AGT (see AGT).
• Tipos de documento: the ones you use; Tornar predefinido sets what a new document starts with.
• Taxas and Motivos de isenção: VAT and other taxes, and the legal reasons for exemption.
• Métodos and Condições de pagamento: cash, card terminal, transfer…, and terms (immediate, 30 days…).
• Moedas and Países: exchange rates and addresses.

Each list marks its Predefinido (default): a new document starts with the default type, customer, method and payment condition; a new product with the default type and unit.

AGT e faturação eletrónica

Ativar

1. Em Sistema → Preferências, ative a faturação eletrónica da AGT e carregue a chave privada da empresa.
2. Em Fiscal → Séries, use Séries na AGT para pedir à AGT as séries de cada tipo de documento.
3. A partir daí, cada documento emitido é comunicado à AGT.

Com a faturação eletrónica desligada, o OneFact não fala com a AGT (exceto para consultar um NIF).

Acompanhar

• Fiscal → Documentos AGT: os documentos registados online na AGT, num intervalo de datas.
• Fiscal → Comunicações AGT: cada chamada à AGT que alterou algo, com o pedido e a resposta. É o que o suporte da AGT pede quando há um problema. Também se chega lá pelo cartão AGT de um documento ou recibo.
• Relatório Estado de comunicação à AGT e os alertas da AGT no Dashboard.

SAF-T AO

Em Fiscal → SAF-T, escolha o período e exporte o ficheiro SAF-T AO para entregar à AGT. Inclui as vendas, os recibos e as compras registadas.

AGT and e-invoicing

Turning it on

1. In Sistema → Preferências, turn on AGT e-invoicing and load the company's private key.
2. In Fiscal → Séries, use Séries na AGT to request from AGT the series for each document type.
3. From then on, every document issued is sent to AGT.

With e-invoicing off, OneFact does not talk to AGT (except to look up a tax number).

Keeping track

• Fiscal → Documentos AGT: the documents registered online at AGT, for a date range.
• Fiscal → Comunicações AGT: every AGT call that changed something, with the request and the response. This is what AGT support asks for when something goes wrong. A document's or receipt's AGT card also leads there.
• The Estado de comunicação à AGT report and the AGT alerts on the Dashboard.

SAF-T AO

In Fiscal → SAF-T, choose the period and export the SAF-T AO file to submit to AGT. It includes sales, receipts and registered purchases.

Stock e catálogo

Produtos

Em Catálogo → Produtos, crie cada produto ou serviço com código, código de barras, categoria, unidade, tipo, preço e impostos. Pode também indicar:

• Stock mínimo: abaixo dele, o produto aparece nos alertas e no relatório Stock abaixo do mínimo.
• Permitir stock negativo: desligado por omissão. Sem ele, uma venda de mais do que existe é recusada com «Stock insuficiente».
• Números de série: para controlar cada unidade (só com o stock a zero em todos os armazéns).
• Custo: pode escrevê-lo à mão; cada entrada com custo recalcula o custo médio.
• Separador Combo: os produtos que uma unidade do combo tira do stock (um menu, um kit). O custo do combo é a soma dos seus.

Preços cria tabelas alternativas (balcão, esplanada…); Categorias, Subcategorias, Unidades e Tipos de produto organizam o catálogo.

Stock

• Armazéns: onde o stock é guardado. Um deles é o predefinido, de onde as vendas tiram.
• Existências: quanto há de cada artigo em cada armazém.
• Movimentos de stock: entradas, saídas e ajustes. Uma contagem ou uma quebra faz-se com um movimento manual; um saldo nunca se apaga, corrige-se.
• Números de série: cada unidade, o seu estado (em stock, vendida, devolvida) e o seu histórico; troca de uma unidade vendida.

As vendas tiram stock e as anulações devolvem-no, na mesma operação que o documento.

Stock and catalogue

Products

In Catálogo → Produtos, create each product or service with code, barcode, category, unit, type, price and taxes. You can also set:

• Minimum stock: below it, the product shows in the alerts and in the Stock abaixo do mínimo report.
• Allow negative stock: off by default. Without it, selling more than there is is refused with “Stock insuficiente”.
• Serial numbers: to track each unit (only with stock at zero in every warehouse).
• Cost: type it by hand; every entry with a cost recalculates the average cost.
• Combo tab: the products one unit of the combo takes out of stock (a meal, a kit). The combo's cost is the sum of theirs.

Preços creates alternative price lists (counter, terrace…); Categorias, Subcategorias, Unidades and Tipos de produto organise the catalogue.

Stock

• Armazéns (warehouses): where stock is kept. One is the default, which sales take from.
• Existências: how much there is of each item in each warehouse.
• Movimentos de stock: entries, exits and adjustments. A count or a breakage is a manual movement; a balance is never deleted, it is corrected.
• Números de série: each unit, its status (in stock, sold, returned) and history; exchanging a sold unit.

Sales take stock out and cancellations bring it back, in the same operation as the document.

Emitir documentos

1. Vá a Vendas → Documentos → Emitir.
2. Escolha o tipo de documento e o cliente (ou mantenha os predefinidos).
3. No campo de produto, escreva um código, código de barras ou nome e prima Enter. Uma correspondência exata é adicionada logo; se o produto já está numa linha, soma uma unidade. F2 volta ao campo.
4. Ajuste quantidades, preços e descontos. Os totais são calculados pelo servidor, com as regras fiscais.
5. Emita com Ctrl+Enter, ou guarde como rascunho.

Depois de emitir, o OneFact pode imprimir na impressora A4, perguntar, abrir o PDF (o habitual) ou não fazer nada (veja Impressoras).

A partir de um documento

• Copiar para um novo documento igual.
• Converter: um orçamento, pró-forma ou encomenda numa fatura; Faturar guia fatura uma GR ou GT sem mexer outra vez no stock.
• Nota de crédito (com ou sem devolução ao stock) e nota de débito.
• Anular, com um motivo. O stock volta ao que estava.
• Números de série: indique que unidades a linha vendeu.

Recibos

Em Vendas → Recibos, registe o que um cliente pagou e as faturas que liquida. O relatório Extrato da conta do cliente mostra o resto.

Tipos de documento mais usados

Issue documents

1. Go to Vendas → Documentos → Emitir.
2. Choose the document type and the customer (or keep the defaults).
3. In the product field, type a code, barcode or name and press Enter. An exact match is added at once; if the product is already on a line, one more unit is added. F2 goes back to the field.
4. Adjust quantities, prices and discounts. Totals are worked out by the server, with the fiscal rules.
5. Issue with Ctrl+Enter, or save as a draft.

After issuing, OneFact can print on the A4 printer, ask, open the PDF (the usual) or do nothing (see Printers).

From an existing document

• Copy into a new, identical document.
• Convert a quote, pro forma or order into an invoice; Faturar guia invoices a GR or GT without moving stock again.
• Credit note (with or without return to stock) and debit note.
• Cancel, with a reason. Stock goes back to where it was.
• Serial numbers: say which units the line sold.

Receipts

In Vendas → Recibos, record what a customer paid and the invoices it settles. The Extrato da conta do cliente report shows what is left.

Most used document types

Compras e despesas

As compras registam-se, não se emitem: copie o documento do fornecedor tal como vem impresso.

1. Crie o fornecedor em Compras → Fornecedores (código, NIF; marque a autofaturação se é a empresa que emite as faturas dele).
2. Em Compras → Compras, registe o documento: tipo (FT, FR, NC…), número, os 4 caracteres do hash impressos («0» se não houver) e a data.
3. Adicione as linhas: um produto do catálogo ou só uma descrição (um serviço, uma despesa), quantidade, preço sem IVA, desconto, taxa de IVA e a parte dedutível do IVA. Pode indicar a categoria de despesa.
4. Indique as retenções que o documento diz que a empresa retém (IRT, II, IS, IVA cativo…).
5. Se o documento vem noutra moeda, escolha a moeda e o câmbio: escreve os valores como estão impressos e o OneFact guarda-os em kwanzas.

Dar entrada em stock

Uma compra não mexe no stock sozinha (pode ser uma vassoura, um serviço, ou mercadoria que chega por partes). Use Dar entrada em stock para fazer entrar o que chegou: entra ao custo da linha e atualiza o custo médio. Uma compra com stock ainda em armazém não pode ser anulada; tire primeiro esse stock.

Categorias de despesa é a lista da empresa (renda, combustível, eletricidade…). O relatório Despesas soma por tipo de dedução, categoria e documento, e o Mapa de IVA mostra o IVA dedutível e o que fica a pagar.

A autofaturação (AF) não se regista aqui: emite-se em Vendas → Documentos, como documento da empresa.

Purchases and expenses

Purchases are registered, not issued: copy the supplier's document exactly as printed.

1. Create the supplier in Compras → Fornecedores (code, tax number; tick self-billing if the company issues their invoices).
2. In Compras → Compras, register the document: type (FT, FR, NC…), number, the 4 hash characters as printed (“0” if none) and the date.
3. Add the lines: a catalogue product or just a description (a service, an expense), quantity, price without VAT, discount, VAT rate and the deductible share of the VAT. You can set the expense category.
4. Enter the withholdings the document says the company withholds (IRT, II, IS, withheld VAT…).
5. If the document is in another currency, choose the currency and the rate: type the amounts as printed and OneFact keeps them in kwanzas.

Receiving into stock

A purchase does not move stock on its own (it may be a broom, a service, or goods that arrive in parts). Use Dar entrada em stock to bring in what arrived: it enters at the line's cost and updates the average cost. A purchase whose stock is still in a warehouse cannot be cancelled; take that stock out first.

Categorias de despesa is the company's own list (rent, fuel, electricity…). The Despesas report adds up by deduction type, category and document, and the Mapa de IVA shows deductible VAT and what is left to pay.

Self-billing (AF) is not registered here: it is issued in Vendas → Documentos, as a company document.

Ponto de venda (POS)

Preparar

1. Em Preferências → Ponto de venda, ligue Usar o ponto de venda (POS) e escolha o Tipo de negócio:
   • Restaurante: salas e mesas, pedidos para a cozinha e Consulta de Mesa.
   • Snack-bar / take-away: venda ao balcão, com pedidos para a cozinha.
   • Loja: só venda ao balcão.
2. Em POS → Áreas, crie as áreas (sala, esplanada, balcão) e em POS → Caixas os pontos de cada área (mesas ou caixas).
3. No ecrã de entrada, escolha Entrar em: POS. Ao balcão, cada computador escolhe uma vez a sua caixa.

Com o POS desligado, desaparece do menu e da entrada.

Vender

1. Abra o dia e o turno de caixa quando o POS pedir.
2. Escolha a mesa (restaurante) ou venda logo ao balcão. Toque nos produtos do catálogo ou pesquise com F2 (o leitor de código de barras também serve).
3. No restaurante, Enviar para a cozinha imprime o pedido na impressora da cozinha; o botão de Consulta de Mesa imprime a conta provisória.
4. Cobre com F12: Total num meio de pagamento, ou Vários meios no mesmo documento. Indique o que o cliente entregou e o OneFact calcula o troco.
5. A venda seguinte fica no mesmo ponto.

Dividir a conta

• Dividir por artigos, no pagamento: escolha quanto de cada linha esta pessoa paga; ela recebe a sua própria fatura-recibo (com o NIF, se o der) e o resto do pedido fica aberto.
• Dividir conta por quantidades: toque numa linha para dar uma unidade a uma pessoa; cada uma paga no seu documento, uma de cada vez. Também em partes iguais.

Caixa

• Entradas e saídas de dinheiro, com nota impressa e linha de assinatura.
• Resumo do turno (F9), que imprime a nota X.
• Fecho do turno e do dia, com a nota Z.
• Ecrã do cliente: abre uma segunda janela para o cliente ver a venda.
• Definições do POS → Teclado no ecrã: o teclado do próprio POS em vez do do Windows, para ecrãs táteis.
• F11 põe o POS em ecrã inteiro; Sair termina a sessão.

No back office, POS → Pedidos e POS → Sessões mostram os pedidos e os turnos de caixa.

Point of sale (POS)

Preparing

1. In Preferências → Ponto de venda, turn on Usar o ponto de venda (POS) and choose the Tipo de negócio (business type):
   • Restaurant: rooms and tables, kitchen orders and the table pre-bill (Consulta de Mesa).
   • Snack bar / take-away: counter sales, with kitchen orders.
   • Shop: counter sales only.
2. In POS → Áreas, create the areas (room, terrace, counter) and in POS → Caixas the points of each area (tables or tills).
3. On the sign-in screen, choose Entrar em: POS. At a counter, each computer chooses its till once.

With the POS off, it disappears from the menu and the sign-in.

Selling

1. Open the day and the cash shift when the POS asks.
2. Pick the table (restaurant) or sell straight at the counter. Tap products in the catalogue or search with F2 (a barcode scanner works too).
3. In a restaurant, Enviar para a cozinha prints the order on the kitchen printer; the pre-bill button prints the provisional bill.
4. Charge with F12: Total in one payment method, or Vários meios (several methods) on the same document. Enter what the customer handed over and OneFact works out the change.
5. The next sale stays on the same point.

Splitting the bill

• Dividir por artigos, in the payment: choose how much of each line this person pays; they get their own invoice-receipt (with their tax number, if given) and the rest of the order stays open.
• Dividir conta by quantities: tap a line to give a unit to a person; each pays on their own document, one at a time. Equal parts too.

Cash

• Cash in and out, with a printed note and a signature line.
• Resumo do turno (shift summary, F9), which prints the X note.
• Closing the shift and the day, with the Z note.
• Ecrã do cliente: opens a second window so the customer can follow the sale.
• Definições do POS → Teclado no ecrã: the POS's own keyboard instead of Windows', for touch screens.
• F11 puts the POS in full screen; Sair signs out.

In the back office, POS → Pedidos and POS → Sessões show orders and cash shifts.

Impressoras

Cada computador tem as suas impressoras, configuradas em Sistema → Impressoras. Dois computadores nunca partilham esta configuração.

Adicionar uma impressora

• Térmica em rede: endereço e porta (9100 por omissão).
• Térmica instalada no Windows (USB, série ou partilhada): escolha-a pelo nome do Windows.
• A4: uma impressora instalada no Windows, para os documentos.

Nas térmicas, escolha a largura do papel (32, 42 ou 48 colunas), a página de código (PC860 para português), o corte e a gaveta de dinheiro. Use Página de teste para confirmar.

O que imprimir

• Talões do POS: a impressora, imprimir sempre / perguntar / nunca, número de cópias e abrir a gaveta em cada venda.
• Notas de caixa: abertura e fecho do dia e do turno, entradas e saídas, resumo do turno.
• Pedidos para a cozinha: só nos tipos de negócio com cozinha. Se falhar, Repetir envia outra vez.
• Documentos (back office): depois de emitir, imprimir na A4, perguntar, abrir o PDF ou nada.

Printers

Each computer has its own printers, set up in Sistema → Impressoras. Two computers never share this setup.

Adding a printer

• Network thermal printer: address and port (9100 by default).
• Thermal printer installed in Windows (USB, serial or shared): choose it by its Windows name.
• A4: a printer installed in Windows, for documents.

For thermal printers, choose the paper width (32, 42 or 48 columns), the code page (PC860 for Portuguese), the cut and the cash drawer. Use the test page to check.

What to print

• POS slips: the printer, print always / ask / never, number of copies and open the drawer on every sale.
• Cash notes: opening and closing the day and the shift, cash in and out, shift summary.
• Kitchen orders: only for business types with a kitchen. If it fails, Repetir sends it again.
• Documents (back office): after issuing, print on the A4, ask, open the PDF or nothing.

Relatórios

Em Relatórios, escolha o relatório, o período e os filtros, e guarde-o em PDF ou Excel. Cada pessoa só vê os relatórios que o seu perfil permite.

O Dashboard resume o essencial: contadores de faturação, gráfico mensal, meios de pagamento, impostos (IVA, IEC, Selo), alertas de AGT, stock e devedores, e os últimos documentos.

Reports

In Relatórios, choose the report, the period and the filters, and save it as PDF or Excel. Each person sees only the reports their profile allows.

The Dashboard sums up the essentials: billing counters, monthly chart, payment methods, taxes (VAT, IEC, Stamp Duty), AGT, stock and debtor alerts, and the latest documents.

Assistente

Em Assistente, faça perguntas sobre a faturação da empresa em linguagem simples. Por exemplo:

• «Quanto faturei este mês? E por cliente?»
• «Que faturas estão em aberto há mais de 30 dias?»
• «Quais são os artigos com stock baixo?»
• «Quanto gastei em combustível este trimestre?»

O assistente só lê dados: nunca emite, altera nem apaga nada.

É um módulo pago. Quem gere a empresa pode ativar uma experiência gratuita de 7 dias (uma vez por empresa, depois de a registar) e ver como comprar, na própria página.

Assistant

In Assistente, ask questions about the company's billing in plain language (Portuguese). For example:

• “How much did I bill this month? And per customer?”
• “Which invoices have been open for more than 30 days?”
• “Which items are low on stock?”
• “How much did I spend on fuel this quarter?”

The assistant only reads data: it never issues, changes or deletes anything.

It is a paid module. Whoever manages the company can start a free 7-day trial (once per company, after registering it) and see how to buy it, on the page itself.

Utilizadores e perfis

• Sistema → Perfis: crie perfis (gerente, contabilista, caixa…) e escolha as permissões de cada um: ver o dashboard, emitir documentos, registar compras, gerir a AGT, exportar o SAF-T, usar o POS, ver cada grupo de relatórios, gerir preferências, criar e restaurar cópias…
• Sistema → Utilizadores: crie as pessoas, dê-lhes um perfil e uma palavra-passe inicial. Na primeira entrada, cada uma escolhe a sua.

Uma página que o perfil não permite não aparece no menu; os botões de gestão só aparecem a quem os pode usar.

Users and profiles

• Sistema → Perfis: create profiles (manager, accountant, cashier…) and choose each one's permissions: view the dashboard, issue documents, register purchases, manage AGT, export SAF-T, use the POS, see each report group, manage preferences, create and restore backups…
• Sistema → Utilizadores: create the people, give them a profile and an initial password. On first sign-in, each chooses their own.

A page the profile does not allow is not in the menu; management buttons show only to whoever may use them.

Cópias de segurança

• Em Sistema → Cópias de segurança, crie uma cópia da base de dados quando quiser, por exemplo no fim de cada dia.
• Restaurar substitui a base de dados atual pela última cópia de segurança. Tudo o que foi feito depois dessa cópia perde-se: confirme antes.
• Antes de cada atualização, o servidor guarda sozinho uma cópia da base de dados (as cinco mais recentes ficam guardadas). Se essa cópia falhar, a atualização não avança.

Copie também as cópias de segurança para fora do computador servidor (disco externo, nuvem), para o caso de avaria.

Backups

• In Sistema → Cópias de segurança, create a copy of the database whenever you like, for example at the end of each day.
• Restore replaces the current database with the latest backup. Everything done after that backup is lost: double-check first.
• Before every update, the server keeps a copy of the database on its own (the five most recent are kept). If that copy fails, the update does not go ahead.

Also copy backups off the server computer (external drive, cloud), in case of hardware failure.

Atualizações

• Depois de entrar, se houver uma versão nova, o OneFact avisa. Também pode ir a menu da conta → Acerca → Verificar actualizações.
• Actualizar agora descarrega, verifica a assinatura e o tamanho, instala sem perguntas e reabre a aplicação. Ao fechar instala quando fechar o OneFact.
• Só são aceites atualizações assinadas pela SoftSystems Labs.
• Servidor e postos têm de falar a mesma versão: se um ficar para trás, o OneFact bloqueia com «Este posto tem de ser actualizado» (e oferece a atualização) ou «O servidor tem de ser actualizado». Atualize primeiro o servidor.

Veja o que mudou em cada versão nas Novidades.

Updates

• After signing in, OneFact tells you when there is a new version. You can also go to account menu → Acerca → Verificar actualizações.
• Actualizar agora (update now) downloads, checks the signature and size, installs silently and reopens the app. Ao fechar (on close) installs when you close OneFact.
• Only updates signed by SoftSystems Labs are accepted.
• Server and workstations must speak the same version: if one falls behind, OneFact blocks with “Este posto tem de ser actualizado” (this workstation must be updated, with the update offered) or “O servidor tem de ser actualizado” (the server must be updated). Update the server first.

See what changed in each version in What's new.

Atalhos de teclado

Keyboard shortcuts

Problemas comuns

«Não há conexão com o servidor.»

• Confirme que o computador servidor está ligado e na mesma rede.
• Confirme o endereço e a porta em config.json (por omissão, porta 2026) e reinicie o OneFact.
• Na firewall do Windows do servidor, permita ligações de entrada nessa porta.

O Windows bloqueia o instalador

O instalador ainda não é assinado. Clique em Mais informações → Executar mesmo assim.

«Stock insuficiente de …»

A venda tira mais do que existe no armazém predefinido. Dê entrada do stock, faça um movimento de ajuste, ou ligue Permitir stock negativo nesse produto.

Um documento não chegou à AGT

Veja Fiscal → Comunicações AGT ou o cartão AGT do documento: lá está o pedido e a resposta da AGT, que pode enviar ao suporte.

Um erro inesperado

O OneFact mostra um aviso com Reportar, que abre o feedback já com o erro preenchido. Os registos ficam em %LocalAppData%\OneFact\Logs (últimos 7 dias); anexe o do dia ao feedback.

Troubleshooting

“Não há conexão com o servidor.” (no connection to the server)

• Check that the server computer is on and on the same network.
• Check the address and port in config.json (port 2026 by default) and restart OneFact.
• In the server's Windows Firewall, allow incoming connections on that port.

Windows blocks the installer

The installer is not signed yet. Click More info → Run anyway.

“Stock insuficiente de …” (insufficient stock)

The sale takes more than the default warehouse has. Receive the stock, make an adjustment movement, or turn on allow negative stock for that product.

A document did not reach AGT

Look in Fiscal → Comunicações AGT or the document's AGT card: it holds AGT's request and response, which you can send to support.

An unexpected error

OneFact shows a notice with Reportar (report), which opens the feedback with the error filled in. Logs are kept in %LocalAppData%\OneFact\Logs (last 7 days); attach the day's log to the feedback.

Ajuda e feedback

• Dentro do OneFact: Enviar feedback no menu da conta, ou Ctrl+Shift+F. Pode anexar capturas de ecrã e registos.
• Pelo site: Enviar feedback abre um email já com o modelo (versão, função, o que fez, o que aconteceu, o que esperava).
• Acerca mostra a versão instalada, a licença e os contactos de suporte.

Diga-nos primeiro os cálculos errados. Depois o que falta e o que confunde.

Help and feedback

• Inside OneFact: Enviar feedback in the account menu, or Ctrl+Shift+F. You can attach screenshots and logs.
• On the website: Send feedback opens an email with the template filled in (version, role, what you did, what happened, what you expected).
• Acerca (about) shows the installed version, the licence and the support contacts.

Tell us about wrong calculations first. Then what is missing and what confuses.